← Alle how-to's
How-to · 4 min lezen · video 1:22

Zo plan je een sessie in de kalender

Drie manieren om een afspraak in te plannen, en hoe je de sessie achteraf afrondt zodat ze meetelt in je omzet.

Liever kijken dan lezen? Alles in 82 seconden.

Een klant belt of stuurt een bericht: "Wanneer kan ik langskomen?" In StudioTrackr plan je die afspraak in een paar tikken, rechtstreeks in de Kalender. Een sessie in de toekomst heet een geplande sessie: ze staat in je agenda, maar heeft nog geen prijs. Die vul je pas in na de afspraak, wanneer je de sessie afrondt.

Hieronder zie je de drie manieren om te plannen. Kies gewoon de manier die het best bij het moment past.

Manier 1Tik in de kalender

De snelste manier als je al weet wanneer de klant komt.

  1. 1Open de Kalender. In de weekweergave zie je je hele week in één oogopslag, elke medewerker in een eigen kleur. Geplande sessies herken je aan hun stippelrand, afgeronde sessies zijn gevuld.
  2. 2Tik op een lege plek. Kies het tijdstip waarop de klant komt.
Kalender in weekweergave van 28 sep tot 4 okt 2026 met sessies van Emma, Noah en Olivia in hun eigen kleur, en de plusknop rechtsonder.
De weekweergave: elke medewerker in een eigen kleur, geplande sessies met stippelrand.
  1. 3Een klein venster opent. De plek waarop je tikte staat als stippelblok in de kalender, en het venster toont al de dag, het uur en de medewerker. Zo zie je meteen of het past.
  2. 4Mis getikt? Tik gewoon op een andere plek in de kalender, dan schuift de afspraak mee.
  3. 5Tik op Klant toevoegen. Het volledige formulier opent, met de cursor meteen in het zoekveld.
Kalender van 5 tot 11 okt 2026 met een stippelblok op vrijdag 9 oktober om 15:00, boven het venster Sessie plannen met vr 9 okt 2026 van 15:00 tot 16:00, Emma De Vries en Klant toevoegen.
De kalender schuift het stippelblok boven het venster, zodat je ziet waar de afspraak komt.
  1. 6Zoek en kies de klant. Typ een paar letters van de naam. Bestaat de klant nog niet, dan voeg je die meteen toe. Medewerker, dienst en tags werken zoals bij elke sessie.
  2. 7Nog geen prijs. Het betaalblok is vergrendeld: de prijs vul je in bij het afronden.
  3. 8Tik op Sessie plannen. De sessie staat meteen in je kalender, met een stippelrand. Zet je je sessies in Google Agenda, dan staat ze binnen enkele seconden ook in de agenda van de artiest.
Formulier Sessie plannen met vr 9 okt 2026 van 15:00 tot 16:00, klant Luuk Coppens, een vergrendeld betaalblok Wordt ingevuld bij het afronden en de knop Sessie plannen.
Klant gekozen, de prijs volgt bij het afronden.
Tip: toestemmingsformulieren kan je al laten ondertekenen bij het plannen. Kies de klant en voeg het document toe, zo is alles klaar wanneer de klant binnenkomt. Zo werkt dat.

Manier 2De +-knop

Handig als je de dag al voor je hebt, maar het uur nog moet afspreken.

  1. 1Tik op de +-knop rechtsonder in de kalender. Er klapt een menu open met Sessie plannen, Verlof toevoegen en Slot zoeken.
  2. 2Kies Sessie plannen. Het formulier start op de dag die je bekijkt (vandaag, als vandaag in beeld is). Het uur kies je zelf.
  3. 3Vul de klant in en bewaar, net zoals bij manier 1.
Kalender met het geopende plusmenu: Verlof toevoegen, Sessie plannen en Slot zoeken.
Het +-menu: verlof, plannen en de slotzoeker.

Manier 3Zoek een vrije plek

Geen idee wanneer er plaats is? Laat StudioTrackr zoeken. De slotzoeker houdt rekening met openingsuren, de werkweek van elke medewerker, verlof en alle sessies die al gepland staan.

  1. 1Tik op + en kies Slot zoeken.
  2. 2Kies wat je nodig hebt: hoe lang de sessie duurt (van 30 minuten tot 4 uur, of Anders voor een langere zit), hoe ver vooruit je zoekt en bij welke medewerker. Standaard staat Om het even wie aan, want de klant wil vooral een datum.
  3. 3Kies een vrije plek. Elke opening staat per week, met hoe lang ze vrij blijft (bijvoorbeeld "vrij tot 18:00").
Slot zoeken met duur 2 u, zoek tot 2 weken en Om het even wie, met de vrije plekken van deze week, zoals do 8 okt van 12:15 tot 14:15 bij Noah, vrij tot 16:30.
Elke vrije plek, met hoe lang ze vrij blijft.
  1. 4Bekijk de plek op die dag. Tikken plant nog niets: je ziet het voorstel als stippelblok op de dag van die medewerker, naast de sessies die er al staan.
  2. 5Verplaats indien nodig. Tik op het rooster om het voorstel naar een ander uur te schuiven. De duur blijft gelijk.
  3. 6Tik op Plan hier. Datum, uur en medewerker staan ingevuld. Kies de klant en tik op Sessie plannen.
Dagweergave van donderdag 8 oktober voor Noah met het voorstel van 12:15 tot 14:15 als stippelblok tussen de sessies van Femke om 10:45 en Kevin om 16:30, en onderaan de knop Plan hier · 12:15.
Het voorstel op de dag van de medewerker, klaar om te plannen.

Tot slotNa de afspraak: afronden

Een geplande sessie telt pas mee in je omzet wanneer je ze afrondt. Dat doe je na de afspraak, in een paar seconden.

  1. 1Open de sessie. Ze draagt het label Gepland. Zodra de sessie begonnen is, staat onderaan de knop Sessie afronden.
  2. 2Tik op Sessie afronden. Je krijgt een kort scherm: wat al vastlag (klant, dienst, medewerker, datum en uur) staat bovenaan in een samenvatting.
Sessiedetail van Stijn Kuijpers, Nails op 3 okt 2026 van 18:00 tot 19:00 bij Emma De Vries, met het label Gepland, een vergrendelde betaling en de knop Sessie afronden.
Een geplande sessie die begonnen is, met de knop Sessie afronden.
  1. 3Voeg de betaling toe. Vul in wat de klant betaalde en hoe: cash, kaart, Payconiq of overschrijving. Ook tags, producten, btw en studio-aandeel kan je hier nog aanpassen.
  2. 4Bewaar. Klaar: de sessie is afgerond en telt nu mee in je omzet en je dashboard.
Scherm Sessie afronden voor Stijn Kuijpers met een samenvatting bovenaan, btw 21 procent en een betaling van 45 euro per kaart.
Betaling toevoegen en bewaren, en de sessie is afgerond.
Goed om te weten: als medewerker plan je sessies voor jezelf en zie je in de slotzoeker je eigen vrije plekken. Eigenaars en admins plannen voor het hele team. Openingsuren en verlof blokkeren nooit een boeking: een klant die enkel die zaterdag kan, plan je gewoon in.

Meer weten? In onze andere how-to's nemen we telkens een ander deel van StudioTrackr onder de loep, zoals een toestemmingsformulier digitaal laten ondertekenen. Heb je een vraag of een onderwerp dat we zeker moeten behandelen? Laat het ons weten.

Probeer het zelf in StudioTrackr

Beschikbaar voor iPhone, iPad en Mac. Maandabonnementen starten met een gratis proefperiode van 7 dagen.

Download in de App Store Alle how-to's